第一章 总则

　　第一条 为了进一步提高我会档案管理工作水平，逐步实现我会档案管理的规范化、制度化、科学化，依据《中华人民共和国档案法》和档案管理有关规定，结合工作实际，制定本制度。

第二章 组织保障

　　第二条 确定一名办公室副主任（副司局级）分管档案管理工作，各处处长指导、并指定各该处相关人员具体负责本处各有关资料的收集、整理、归档工作。

　　第三条 我会工作形成的有关资料建档工作，由综合处牵头，各处配合完成，建立档案工作网络，确保我会档案的完整和齐全。

第三章 档案立卷归档制度

　　第四条 在各种会议、活动和日常工作中形成的对国家和社会以及我会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录进行立卷。

　　第五条 机关文书档案、合同应坚持做好平时收集，把已处理完毕的文件按流水号收集齐全，于第二年初进行整理、归档，三月底前完成归档工作。各处室在各项工作中形成的并有保存价值的材料必须由本处室或专人负责收集整理。会计档案在年终立卷后由财务部门保存。声像档案在每项活动结束后，及时交相应处室整理归档。其他门类和载体的档案应按有关规定向综合处移交归档。

　　第六条 遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件间的联系，区别不同价值，对文件整理归档，便于保管和利用。

　　1.不同年度的文件一般不得放在一起归档;但跨年度的请示与批复，放在复文年归档;没有复文的，放在请示年归档;跨年度的规划放在针对的第一年归档;跨年度的总结放在针对的最后一年归档;跨年度的会议文件放在会议开幕年归档;非诉讼案件放在结案年归档;其他文件材料的归档按有关规定执行。

　　2.文件材料应区别不同情况进行排列。一个问题的请示、报告、批复应依序排列在一起(批复在前、请示在后，正件在前、附件在后)，印件在前、定稿在后;转发件在前、原件在后;其他文件材料依照有关规定及其形成规律或特点进行排列。

　　3.文件材料的排列，应按不同门类、载体和不同保管期限分别排列。文件材料整理后装盒的排列自上而下，自左向右。排列方法应结合我会的具体情况，历年来的归档排列要统一，前后一致。

　　4.文件材料整理归档目录应区别不同保管期限，分年度编制归档目录，在一个全宗内，归档目录号不得重复。

第四章 档案保管制度

　　第七条 综合档案室做到办公、阅档、库房三分开；档案室门窗要牢固，严格做到防盗、防光、防潮、防尘、防虫、防鼠、防火、防高温。经常检查档案存放的情况，发现破损或霉变的档案，档案人员要认真采取措施，及时进行修补或复制。

　　第八条 配置足够的档案柜以及相关设备，库房内的档案柜应排列有序、统一编号，做到整齐划一。档案管理现代化，纳入我会办公自动化系统同步发展，逐步实现档案管理的科学化、现代化，提高档案管理水平和服务效率。

　　第九条 建立健全档案保密组织，做到领导落实、组织落实、人员落实。档案人员要认真学习有关保密工作指示、决定，严格遵守保密纪律和保密制度。

　　第十条 档案一般不外借，确因工作需要借用的，须经档案管理负责人同意。外单位人员来查阅档案的，须持有单位介绍信方可接待。

第五章 档案利用制度

　　第十一条为开发利用档案信息资源，切实有效地为我会各项工作服务，档案人员必须熟悉档案室所藏档案情况，主动了解我会各项工作对利用档案的需要，积极做好提供利用工作。

　　第十二条 档案管理人员利用档案资源收集和编制的全引目录、发文汇编、组织沿革、大事记等。

　　第十三条 凡利用档案人员都应按有关规定办理利用手续，查阅档案时，不允许在案卷上圈划、批注、涂改、剪裁或拆散档案。对借阅较重要的档案，并已利用的，应及时做好利用效果的登记工作。

第六章 档案交接制度

　　第十四条 各处室对应立卷归档的材料，必须按照规定，定期向综合处移交，集中管理，任何人不得据为己有。各处室负责人必须在档案备考表内签字，以示确认。

　　第十五条 本办法自印发之日起执行。